Job Profile : Telephone Operator Hotel
Sumber Bacaan ( https://hospitality.my.id/fo/telephone.php )
Telephone Operator adalah seksi yang juga sangat penting di Front Office Department. Seksi Telephone Operator ini dipimpin oleh seorang Chief Communications atau Chief Telephonist.Tugas-tugas utama Telephone Operator adalah :Menerima telpon dari luar dan dalam hotel.
- Menyambungkan telpon ke bagian atau department yang dituju.
- Menangani tagihan telpon untuk tamu yang melakukan sambungan telpon ke luar hotel.
- Menangani wake up call.
- Menangani music untuk lobby dan public area.
- Mengontrol alarm kebakaran.
MENERIMA DAN MENYAMBUNGKAN TELEPHONE
Telephone Operator harus mengikuti standard penerimaan telephone yang ditentukan oleh masing-masing hotel, diantaranya :
- Telephone operator selalu menerima telephone dengan suara yang ramah dan sopan.
- Telephone harus diangkat sebelum dering ketiga. Ini untuk memastikan bahwa hotel akan selalu memberikan pelayanan yang cepat dan professional.
- Telephone Operator menanyakan nama penelpon, dan menuliskannya di notebook yang selalu tersedia di depannya. Ini penting karena ia melayani sangat banyak penelpon, sehingga terkadang mudah lupa.
- Saat akan menyambungkan telephone ke extension yang diminta, Telephone Operator meminta penelpon untuk menunggu sebentar dengan sopan.
- Jika orang di extension yang dituju mengangkat telephone, Telephone Operator menanyakan apakah akan menerima telpon dari penelpon. Jika iya, sambungan telephone bisa dilepas, tapi jika tidak ingin menerima, Telephone Operator bisa mengatakan yang bersangkutan sedang ada tamu, dan menawarkan penelpon untuk meninggalkan pesan.
- Jika ada penelpon menanyakan nomor kamar tamu, Telephone Operator tidak boleh memberikannya. Ini berkaitan dengan privacy tamu yang harus selalu dijaga. Telephone Operator bisa mengatakan bahwa "Mohon maaf, kami tidak diijinkan untuk menyampaikan nomor kamar tamu." Jika tamu yang dituju tidak mengangkat telephone di kamar, Telephone Operator akan menawarkan penelpon untuk meninggalkan pesan atau bisa menelpon lagi di lain waktu.
- Pesan yang diterima harus segera disampaikan kepada penerima. Pesan untuk manager atau karyawan hotel, bisa ditaruh di pigeon hole masing-masing department, sedangkan pesan untuk tamu harus segera dikirim ke kamar oleh Bell Boy dalam amplop tertutup.
- Jika hotel menggunakan computer system yang ada fitur pesan, Telephone Operator akan mengetikkan pesan di fitur pesan kamar yang bersangkutan, mencetaknya, dan mengirimnya ke kamar, kemudian mengaktifkan fitur pesan di sistem, agar lampu pesan di telephone yang ada di kamar tamu menyala.
- Permintaan sambungan keluar, baik oleh tamu maupun department head atau manager lainnya, harus dicatat dengan rapi di request book, agar tidak lupa. Apabila permintaan sudah tersambung, Telephone Operator akan memberi tanda silang, yang berarti request sambungan sudah diselesaikan
